La conservazione digitale dei documenti: procedura essenziale per le aziende
I vantaggi della conservazione dei documenti in formato elettronico
Per conservazione digitale dei documenti (come spiegato qui https://www.savinosolution.com/conservazione-digitale/) si intende un processo di archiviazione dei documenti cartacei previa sostituzione degli stessi in formato digitale o elettronico; a differenza della documentazione cartacea, quella digitale ha valenza solo se corredata da firma digitale e marca temporale che ne garantiscono l’autenticità.
I vantaggi della conservazione dei documenti nel formato elettronico sono diversi, tra essi spicca l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti oltre a un non indifferente guadagno in termini di spazio e tempo. A beneficiarne sono anche gli operatori di qualsiasi settore i quali possono svolgere in maniera più veloce ed efficiente il loro lavoro.
Non bisogna considerare la conservazione al pari dell’archiviazione poiché con il primo termine si sostituisce la versione originaria cartacea con quella digitale; nel secondo caso, invece, si archiviano i documenti su supporti idonei.
Gli archivi digitali devono essere creati con un criterio bene definito che garantisca la sicurezza dei documenti, l’integra conservazione e la loro facile reperibilità: il formato elettronico ha molti vantaggi ma altrettante debolezze che bisogna conoscere per evitare spiacevoli conseguenze come la fuga di dati o la distruzione definitiva dei contenuti.
Oggigiorno le aziende non posso fare a meno di conservare digitalmente i documenti contabili per cui è importante affidarsi a realtà accreditate che garantiscano il corretto svolgimento delle operazioni, seguano le norme in atto affinché non si incorra in problematiche legali e si avvalgono di professionisti che conoscono sentenze e normative.
Cosa rende valido un documento digitale
Il documento digitale è caratterizzato da metadati, informazioni specifiche, per cui una corretta conservazione fa sì che qualsiasi elemento possa essere reperito con precisione. Come anticipato, la validità dei documenti digitali, è data da alcuni elementi tra cui la firma digitale, la marca temporale e il formato.
La firma digitale è un autografo elettronico crittografato che consente di validare i documenti nel formato elettronico, si appone direttamente da pc o tramite tavolette grafiche ed ha valenza legale a tutti gli effetti.
La marca temporale è costituita da una sequenza di caratteri che definiscono l’ora e la data nei quali è stato generato il documento, anch’essa è valida ai fini legali.
Il formato di un documento elettronico è importante ai fini della sua validità, i formati richiesti sono JPG, TXT, XML o PDF.
La conservazione a norma dei documenti digitali
La conservazione digitale dei documenti si definisce a norma quando risponde alla regolamentazione del Decreto Ministeriale del MEF del 17 giugno 2014.
Ai fini fiscali, secondo l’articolo 2 del suddetto decreto, i documenti informatici hanno valenza fiscale se sono immodificabili, integri, autentici e leggibili.
Di recente introduzione è l’abrogazione dell’obbligo annuale di conservazione sostitutiva digitale dei registri contabili per cui è sufficiente aggiornare le scritture contabili solo nella modalità informatica.
In ogni caso la conservazione digitale dei documenti aziendali deve durare 10 anni dalla data di registrazione.
Tra i documenti aziendali, quelli che devono essere conservati nel formato digitale sono le fatture elettroniche, i contratti con firma digitali, le email inviate tramite PEC – Posta Elettronica Certificata. La conservazione digitale è facoltativa per scontrini e ricevute fiscali, DDT – Documenti di Trasporto, F23 e F24, CUD e altri tipi di corrispondenza.
Nel processo di conservazione sostitutiva si può individuare un responsabile nel dirigente o nel funzionario con determinate competenze, sia che si tratti di realtà private che nella Pubblica Amministrazione.
